غالبًا ما يتعين على العاملين في المكتب إرسال رسائل عبر الفاكس. يمكن أن تكون الحالات مختلفة تمامًا ، ولكن ماذا تفعل إذا واجهت مثل هذه المشكلة لأول مرة وليس لديك أي فكرة على الإطلاق عن كيفية إرسال رسالة إلى الفاكس.
تعليمات
الخطوة 1
اكتب رسالتك في برنامج MS Word ، باستخدام القالب الذي يمكنك استخدامه في MS Publisher لإضافة شعار الشركة. استخدم MS EXEL إذا كنت بحاجة إلى إنشاء جداول بيانات وإرسالها عبر الفاكس. إذا كنت سترسل صورًا ، فيجب أن يكون لها امتداد.jpgG.
الخطوة 2
اعلم أن حجم الحرف القياسي الذي يمكن إرساله بالفاكس هو صفحة A4. حجم الخط المطلوب للكتابة لا يقل عن 10 نقاط. لهذا السبب ، من الأفضل الاحتفاظ بكل أفكارك في ورقة واحدة حتى لا تضطر إلى إرسال المعلومات عبر صفحات متعددة.
الخطوه 3
اذكر جميع المعلومات بوضوح ودقة. في الرسالة التي سترسلها إلى الفاكس ، اكتب فقط ما سيكون مفيدًا وممتعًا للمرسل إليه. إذا ، على سبيل المثال ، تم إرسال طلب معين إليك ، فأجب عليه بالضبط ، دون الانحراف عن الموضوع ، وما إلى ذلك.
الخطوة 4
لا تدخل صورًا أو رسومات صغيرة في الحروف ، فقد تكون غير واضحة ، ونتيجة لذلك ، لن يتلقى المرسل إليه سوى رأي سلبي عنك أو عن شركتك. تأكد من تضمين عنوانك أو رقم الهاتف / الفاكس أو معلومات الاتصال الأخرى في نهاية الرسالة.
الخطوة الخامسة
اطبع رسالتك. افحص المستند للتأكد من جودة الطباعة ، يجب أن يكون جيدًا ، ويجب أن تكون جميع الأحرف واضحة وليست ضبابية حتى يتمكن المستلم من كتابة النص. إذا وجدت أي أوجه قصور ، فقم بتصحيحها وطباعة الحرف مرة أخرى.
الخطوة 6
افتح درج تغذية المستندات على الفاكس. عادة ما توجد في الجزء الخلفي من الجهاز. أدخل رسالتك وجهها لأسفل. إذا كان لديك أوراق متعددة ، فتحقق مما إذا كان جهاز الفاكس الخاص بك يدعم الإرسال بالجملة ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتعين عليك إدخال كل ورقة على حدة.
الخطوة 7
انتظر صوت الصفير ، يجب أن يلتقط الجهاز الورق. اطلب رقم فاكس المستلم. انتظر الرد على الطرف الآخر من السلك.
الخطوة 8
عرّف عن نفسك وأشر إلى رغبتك في إرسال الفاكس. اضغط على زر "ابدأ" مع المرسل إليه (عادة ما يقول: "ابدأ"). سيتم إرسال الفاكس في حالة اكتمال جميع الخطوات. لا تستبدل الأنبوب حتى يمر الورق بالكامل عبر الجهاز.
الخطوة 9
انقر فوق الزر "اتصال" وحدد ما إذا كان قد تم إرسال رسالتك إلى المرسل إليه (ما إذا كان الفاكس قد تم تمريره). إذا كانت جودة العرض رديئة ، فجرّب كل الخطوات مرة أخرى.
