الرجل المعاصر مجبر على الحصول على بريد إلكتروني. بدونها ، من المستحيل التسجيل في العديد من مشاريع الإنترنت ، وإنشاء حسابات على الشبكات الاجتماعية وقيادة حياة تجارية كاملة. عندما يكون هناك تدفق كبير للمعلومات ، يجب أن تكون هناك قواعد للحفاظ على النظام.
هل سبق لك أن حاولت حساب عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تصل إلى صندوق الوارد الخاص بك كل يوم؟ في بعض الأحيان يكون عددهم أكثر من مائة ، وهذا ليس الحد الأقصى. من الواضح تمامًا سبب صعوبة العثور على رسائل مهمة حقًا في مثل هذا التدفق للمعلومات. كيف يمكنك ترتيب الأمور في بريدك وتجنب تكرار هذه الفوضى في المستقبل؟
جذر المشكلة
البريد الإلكتروني عبارة عن قناة اتصال كلاسيكية يستمر من خلالها تبادل المعلومات في بيئة مهنية. نتلقى الإخطارات ووثائق المشروع وفواتير الدفع وجهات الاتصال بشركاء الأعمال في المستقبل وما إلى ذلك إلى بريدنا الإلكتروني. تؤدي الفوضى في البريد الإلكتروني إلى حدوث فوضى في الرأس: لا يمكنك جمع أفكارك ، وتذكر البيانات المهمة ، ومن السهل نسيان شيء ما ، ومن الصعب العثور على شيء ما …
ومن هنا تأتي قلة الوقت والتهيج البسيط. فلماذا لا تقوم بترتيب بريدك الإلكتروني مرة واحدة ثم الحفاظ عليه طوال الوقت ؟! صدقني ، إنه لمن دواعي سروري العمل مع مثل هذا البريد!
ترتيب الأمور
اعتد على تصنيف المراسلات الواردة إلى فئات: العمل ، والشخصية ، والترفيهية ، والمثيرة للاهتمام ، وما إلى ذلك. يمكنك حتى البدء في فرز الأحرف حسب الاسم الأخير إذا كنت تريد ذلك حقًا. تأكد من استخدام الملصقات القياسية لخدمتك: قم بتمييز الأحرف على أنها مهمة ، ووضعها بعلامات النجمة وغيرها من العلامات المميزة. لا تترك رسائل بريد إلكتروني غير ضرورية في الدليل العام - ضع علامة عليها على الفور على أنها "بريد عشوائي". كما أنه لا يضر إلغاء الاشتراك من الرسائل البريدية غير الضرورية.
تعلم كيفية العمل مع مجموعات من الرسائل. ما عليك سوى تحديد عدد معين من الرسائل المستلمة ذات الخصائص المتشابهة وإرسالها إلى دليل منفصل أو حذفها أو تحديدها. يساعد هذا في حل مشكلة الارتباك بشكل فعال في التدفق الكبير لرسائل البريد الإلكتروني الواردة.
عندما تتلقى رسائل بريد إلكتروني مهمة ، ولكنك لن تكون قادرًا على الرد على الفور ، قم بتمييزها بأغنى تسمية قياسية: في المرة التالية التي تبدأ فيها البريد ، ستلاحظها أولاً وتجيب عليها. إذا لم تفعل ذلك على الفور ، فستضيع رسائل مهمة من بين رسائل أخرى ، وستخذل الشخص أو لن يكون لديك الوقت للقيام بشيء مهم.
هناك رسائل لا معنى لتخزينها على الإطلاق. إذا كنت تعرف على وجه اليقين أن الرسالة المستلمة من الواضح أنها غير مرغوب فيها ، فاحذفها على الفور دون فتحها. خلاف ذلك ، سوف تتعثر عليه في كل مرة ، وتضيع الوقت في إعادة قراءة العنوان. في حجم حرف واحد ، ستقضي بضع ثوانٍ ، ولكن عندما يكون هناك الكثير منها ، يصبح مضيعة الوقت أمرًا ملموسًا تمامًا.
