يعتاد الناس على البريد الإلكتروني بسرعة. خلال المساء ، يمكنك تبادل عشرات الرسائل أو أكثر ، وغالبًا ما تشبه المراسلات مع الأصدقاء والأقارب حوارًا شفهيًا. ومع ذلك ، عند كتابة خطابات العمل ، يجب عليك اتباع قواعد الآداب ، وهي متشابهة مع البريد الإلكتروني والبريد العادي.
انه ضروري
- - جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت ؛
- - سجل الهاتف.
تعليمات
الخطوة 1
اذكر الغرض من رسالتك. ليس من الضروري تدوينها ، ولكن يجب أن تفهم بوضوح ما إذا كنت تريد إبرام عقد جديد ، أو الحصول على عملاء جدد ، أو تعيين موظف جديد ، أو تقديم مطالبة ، أو ببساطة تهنئة الشركاء في العطلة.
الخطوة 2
فكر في من يجب أن يتلقى رسالتك بالضبط. شكله يعتمد إلى حد كبير على هذا. ربما لا تحتاج إلى كتابة أي شيء على الإطلاق ، ولكن يكفي الاتصال عبر الهاتف أو مناقشة الموقف في منتدى متخصص أو حل المشكلة شخصيًا.
الخطوه 3
حدد نوع الحرف. بالنسبة للمستهلك ، يمكن أن يكون هذا عرضًا لمنتج أو خدمة ، أو معلومات أخرى ذات طبيعة إعلانية. يمكنك إجراء مسح. غالبًا ما تذكر البنوك العملاء بالديون أو شروط الإقراض الجديدة. يمكنك إرسال معلومات حول الوظائف الشاغرة وإشعار بالتوظيف إلى الشخص الذي ترغب في رؤيته في فريقك. يجب أن يتم استلام بعض الرسائل من قبل موظفي الشركة كتابةً. هذه معلومات تأديبية وتحذير تخفيض. يتلقى الشركاء عادة مقترحات وشكاوى واعتذارات جديدة.
الخطوة 4
يجب أن يحتوي خطاب العمل على تفاصيل معينة ، لذلك من الأفضل تطوير النماذج على الفور. يمكن إرسال النموذج المكتمل عن طريق البريد الإلكتروني كمرفق أو طباعته وإرساله بالبريد العادي بالبريد العادي أو المعتمد. في الجزء العلوي يجب أن يكون اسم شركتك ، أو حتى أفضل - الشعار. يوجد أدناه قليلاً التاريخ والرقم ، وإذا لزم الأمر ، روابط إلى موارد الشبكة (على سبيل المثال ، إذا تم نشر شروط العقد أو وثائق المناقصة على الموقع الرسمي). من الأفضل الاحتفاظ بالعمود الخاص بموضوع الرسالة. اجعلها جريئة. سيمكن هذا المرسل إليه من التنقل بسرعة في المستندات التي يتم إرسالها إليه للتوقيع كل يوم.
الخطوة الخامسة
حدد الاسم الأخير والاسم الأول واسم العائلة ومنصب الشخص الموجه إليه الخطاب. العديد من الشركات لديها مواقعها الخاصة أو على الأقل صفحات رئيسية على الإنترنت. ربما توجد اتصالات هناك. يمكنك الاتصال بالسكرتير ومعرفة أي من الموظفين متورط في قضية معينة. قد يكون للشركة أسماء الأسماء وحتى الموظفين الذين لديهم نفس اللقب والأحرف الأولى.
الخطوة 6
ابدأ رسالتك بعنوان شخصي بالاسم واسم الأب. سيكون من المناسب إضافة كلمة "محترم" إليها ، حتى لو كنت تكتب خطاب إجراء تأديبي.في الجزء التمهيدي ، ذكر المرسل إليه بجهة الاتصال السابقة ، حتى لو كانت منذ فترة طويلة. من الممكن أن يكون هذا الموظف يتعامل مع العديد من المشاكل. من الضروري منحه الفرصة لتوجيه نفسه ، وفي نفس الوقت لإظهار أنك تقدر وقته. يمكن أن يكون هذا رابطًا لعقد تم توقيعه في تاريخ معين ، أو رسالة مفادها أن سيرة ذاتية منشورة على الموقع قد تمت مراجعتها من قبل الإدارة. إذا كنت تكتب ردًا ، فيرجى الإشارة إلى الإجراء الذي اتخذه المدعى عليه كمحفز.
